Délimitation, processus et vérification des rapports sociaux

 

Groupe cible
Notre groupe cible principal/primaire se compose de clients et clients potentiels qui souhaitent approfondir leur relation avec Vebego et ses secteurs d’activité. Comme groupe cible secondaire, nous voyons : des « partenaires » dans un sens plus général du terme, qui sont intéressées par Vebego pour quelque motif que ce soit.

 

Rapport annuel atypique
Le rapport annuel de Vebego est un rapport atypique comparé aux entreprises cotées en bourse. La raison de ce caractère atypique est que Vebego a décidé de faire prévaloir l’adhésion du groupe cible plutôt que l’exhaustivité des informations. Dans certains cas, les sujets sont abandonnés dans le critère de transparence et le GRI, bien que ce rejet ait été limité à un minimum.
L’orientation complète sur le groupe cible crée des rapports favorisant la pertinence, améliorant de ce fait la lisibilité et qui permet, enfin, de mieux faire passer le message de notre entreprise.

 

Portée
Les rapports RSE couvrent Vebego jusqu’à la chaîne dans laquelle se situent les activités de Vebego. En fonction de l’influence, nous rendons compte de la politique menée et de la performance obtenue. Seuls les indicateurs de performance de Vebego lui-même sont justifiés. Nous ne prenons pas en compte les prestations individuelles des filiales ou des coentreprises.
Portée des informations
Ce rapport couvre l’organisation Vebego en qualité de groupe, cela comprend donc également les coentreprises avec des partenaires. L’explication textuelle et l’étude de cas abordent tant les entreprises à 100 % que les coentreprises.

 

Période couverte par le rapport
Ce rapport couvre une période d’un an, c.-à-d. l’année 2014. Tous les sujets et activités ont donc eu lieu au cours de l’année 2014. Lorsque des activités de 2013 chevauchent 2014, nous le mentionnons séparément.

 

Choix de sujet
Ce rapport ne rend pas compte de toutes nos activités qui touchent à la responsabilité sociale. C’est un choix délibéré. Nous nous limitons aux sujets de forte pertinence et d’un grand impact sur nos groupes cibles. Nous pouvons ainsi fournir une image correcte de notre stratégie et des activités que nous avons effectuées en 2014. Tous les thèmes importants au niveau social sont abordés. Le choix final des sujets a été pris par les directions des différentes entreprises et cellules fonctionnelles de Vebego. Nous n’avons pas eu de contact avec nos parties prenantes à ce sujet.

 

Choix des indicateurs de prestation
Dans ce rapport annuel, nous rendons notre performance compréhensible et mesurable à l’aide d’indicateurs de performance. En premier lieu, ce sont les indicateurs de performance clés (KPI) que nous avons établis avec les actionnaires. Ensuite, nous mesurons aussi les prestations définies avec les autres parties prenantes. Ce sont les parties prenantes qui exercent une grande influence sur Vebego. Ces prestations sont également visibles dans ce rapport annuel. L’ensemble des indicateurs joue un rôle clé dans la gestion et la direction de l’organisation. Ces indicateurs donnent une bonne vue d’ensemble de nos objectifs et performances au niveau de la société.

 

Définition de prestations
Lors de la définition de la prestation, Vebego s’est basé sur les accords conclus avec les actionnaires et les autres parties prenantes possibles. Le but recherché à chaque fois est de permettre de définir l’indicateur de manière fiable. Lorsque ce n’est pas possible, nous donnons une estimation. Nous mentionnons alors qu’il s’agit bien d’une estimation.

 

Politique en matière de communication des informations
Vebego transmet des informations de manière transparente, objective et continue, conformément aux directives du critère de transparence. De plus, nous faisons tout ce qui est possible pour faire connaître, de manière proactive, les détails que nous estimons utiles et éclairants pour comprendre notre entreprise.

 

Cohérence
Notre but est de rendre ce rapport annuel cohérent avec les rapports annuels précédents. Nous y dérogeons uniquement lorsque de nouvelles notions le requièrent. Si tel est le cas, nous le signalons, y compris pour l’impact de celles-ci sur le sujet en question.

 

Système de communication des informations internes
Vebego s’efforce de maintenir son système interne à jour, de manière à pouvoir diffuser les informations rapidement, précisément et objectivement.

 

Processus
Pour établir les informations sur la société dans le rapport annuel, nous définissons clairement le groupe de lecteurs, en leur produisant un document sur mesure. Comme Vebego n’est pas astreint aux directives que connaissent les entreprises cotées en bourse, Vebego s’octroie la liberté de restituer les informations de façon à permettre au lecteur de les appliquer facilement dans la pratique.

Par année, les descriptions de l’organisation, ses objectifs et la situation courante sont répertoriés et classés selon leur pertinence pour nos groupes cibles. Ensuite, pendant la rédaction des articles, rapports, etc., le Conseil d’administration vérifie périodiquement que le contenu est bien conforme aux objectifs de l’organisation et de communication. Outre ce Conseil, ce processus implique également le Directeur financier, le Contrôleur de gestion et le Directeur des communications, afin d’exprimer toutes les informations de manière véridique et bien présentée.

 

Vérification des informations sociales
Pour établir les informations sur la société dans le rapport annuel, nous suivons un processus, dont l’objectif est non seulement de générer des informations pertinentes, mais aussi de suivre une bonne méthode de vérification de ces informations. Ce processus se présente comme suit au sein de Vebego :

  • Tout d’abord, une équipe de projet sélectionne les types d’informations pertinentes pour les groupes cibles du rapport annuel.
  • Ces informations sont ensuite collectées par l’équipe de projet auprès des RVE et du holding, avec une classification des informations sociales, économiques et financières.
  • Les informations sociales sont vérifiées par le directeur RSE et le Conseil d’administration.

Ce n’est qu’après l’approbation de ce Conseil que les informations en question sont intégrées au rapport. Le rapport est, ensuite, harmonisé par le Conseil de surveillance. Et la publication peut alors avoir lieu.

 

Publication des perspectives pour l’avenir

 

Délimitation des sujets matériels
L’évaluation annuelle de l’importance relative est à la base du contenu de ce rapport annuel. La définition des sujets matériels a précédé le processus du rapport annuel. Vebego le réalise en un certain nombre d’étapes, en utilisant une approche thématique (IPMA) à travers tout le processus afin d’avoir assez de diversité dans l’équipe et de donner un contenu structurel à un terme plutôt abstrait : l’importance relative.

Étape 1 :
Identification des aspects pertinents (social, économique et financier) pour l’importance relative. Pour ce faire, nous rédigeons un inventaire de tous les thèmes possibles en rapport avec cette importance. Les thèmes proviennent des entreprises (entre autres, du dialogue avec les partenaires), mais également des activités du holding et la Responsabilité sociale des entreprises.
Les thèmes ou sujets sont ensuite placés dans un tableau et nous définissons le degré de pertinence et l’impact sur Vebego. Nous obtenons enfin un résumé des thèmes les plus pertinents, qui sont harmonisés avec le Conseil d’administration. Ce processus a lieu une fois par an.

Étape 2 :
Pour ce qui concerne les rapports d’importance relative, nous étudions l’importance des thèmes au niveau international, donc pour tous nos territoires nationaux. Nous définissons, ensuite, les sujets qui correspondent le mieux au thème du rapport annuel et au contexte stratégique du moment. Puisque Vebego connaît le plus d’importance relative dans des facteurs souples, comme décrit dans le chapitre sur la durabilité, il s’avère toujours difficile d’obtenir des mesures concluantes à ce sujet. Ces cas fournissent donc surtout des informations sur notre vision de l’importance relative et de son interprétation. Nous déterminons l’importance relative dans nos entreprises à 100 %. Les coentreprises sont impliquées sur demande, mais ce n’est pas une directive au sein du groupe Vebego.

 

 

 

Le Rapport annuel 2014 de Vebego International N.V. est établi en langue néerlandaise. Le présent document est une traduction en français. Malgré tout le soin apporté à la présente traduction, celle-ci n'est pas le document officiel. Aucun droit ne peut dès lors en être excipé.
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